فرم ارزشیابی ارتقاء شغلی کارکنان

وزارت آموزش و پرورش

فرم ارزشیابی ارتقاء شغلی کارکنان                                                                                                                                                                                                                        ارشد ، خبره عالی

توجه: لطفاً قبل از پر کردن فرم ، توضیحات مندرج ددر ظهر این فرم را مطالعه فرمایید.

1- واحد سازمانی محل خدمت:

کد ملی:

2- شماره پرسنلی:

3- نام ونام خانوادگی:

4- نام پدر:

5- شماره شناسنامه:

6- عنوان پست :                                                                                                          شماره پست:

7- تاریخ انتصاب:

8- مدرک تحصیلی(دیپلم، فوق دیپلم، لیسانس، فوق لیسانس، دکترا به ترتیب 300،250،200،150،100   )                                                  جمع امتیاز:

8- مدرک تحصیلی:

تاریخ اخذ مدرک:

رشته تحصیلی

معدل

نام مؤسسه آموزشی

مرتبط

غیر  مرتبط

دولتی

سایر

دیپلم :

فوق دیپلم

لیسانس  :

فوق لیسانس :

دکترا :

9- - سوابق تجربی  مربوط ( مدرک تحصیلی دیپلم ، فوق دیپلم ، لیسانس ، فوق لیسانس، دکترا به ترتیب حد اکثر  60 ،120، 180 ، 240 ،300 امتیاز به سوابق تخصصی به ازای هر سال سابقه در پست های مشمول طرح ارزشیابی مشاغل مدیران و بر اساس سطح مدیریت 2 تا 22 امتیاز ( حد اکثر 140 ) امتیاز ) به شرح پشت برگ فوق می باشد .

عنوان پست

مدت تصدی

عنوان پست

مدت تصدی

از

تا

از

تا

10-    دو ره های آموزشی و سمینار های  علمی در چهار چوب نظام آموزشی  کارکنان ( 150 امتیاز ) دوره عمومی حد اکثر 50 امتیاز                                     جمع امتیاز :

عنوان دوره

مدت  به ساعت

امتیاز

عنوان دوره

مدت به ساعت

امتیاز

11- میزان تسلط به زبان خارجی   عالی 70 امتیاز     خوب 50  امتیاز       متوسط 30امتیاز

12-  آموزش به همکاران ( به ازاء هر پست زیر مجموعه تحت سرپرستی 30 امتیاز ( حد اکثر 90 امتیاز )                           تعداد آموزش دیدگان :                                                         امتیاز:

13- مقالات علمی ( حد اکثر 120 امتیاز)  چاپ شده در نشریان تخصصی داخلی و یا خارجی

14- طرح های ارزنده تحقیقاتی ( حد اکثر 250 امتیاز ) در راستای ارتقاء کیفیت هزینه و سرعت خدمات

عنوان مقاله

نام نشریه

امتیاز

عنوان طرح

مرجع تأیید کننده

امتیاز

داخلی

خارجی

ضریب 1

ضریب 2

15 – کارایی   ( عالی 100  90  80  )    ( خوب 70 60  )  ( متوسط 50 40  30   20  10  )

16- رضایت ارباب رجوع :   ( عالی 100  90  80  )    ( خوب 70 60  )  ( متوسط 50 40  30   20  10  )

17 – استفاده از نرم افزار حد اکثر( 100 امتیاز)                                                                                                                        جمع امتیاز :

گروه 1 : کارشناسانی  که مدرک تحصیلی آنان کامپیوتر و رسته آنها فناوری اطلاعات میباشد .                               امتیاز 100                              90                              80

گروه 2 کارشناسانی که فاقد مدرک تحصیلی کامپیوتر بوده ولی رسته فرابری داده ها می باشد .                           امتیاز 70                               60                                50

گروه 3 استفاده از نرم افزار در اموزش و پرورش در ارتباط با پست مورد تصدی                                                     امتیاز  70                              50                                30

گروه 4 ارائه گواهی نامه دوره آموزشی مرتبط با امور کامپیوتر موضوع بخشنامه شماره ( 93/ 710 مورخه 7/11/82)

1-17  مفاهیم پایه فن اوری اطلاعات (مبانی )                   امتیاز

2-17 استفاده از کامپیوتر و مدیریت فایلها ( windows)   امتیاز 6

3-17 اطلاعات و ارتباطات (internet    )  امتیاز   10

4-17 واژه پرداز ها (  ( word                      امتیاز  20

5-17 صفحه گسترده ها  ( excel )             امتیاز 20

6-17 ارائه مطالب  (  power point    )         امتیاز

7-17 بانک های اطلاعاتی    ( access )        امتیاز

جمع کل :

18- اکتشاف و اختراع یا تصویب مؤسسه تحقسقات و استاندارد حد اکثر 100 امتیاز )                                             جمع امتیاز :					19- ارائه پیشنهاد های نو وابتکاری بر اساس نظام پیشنهاد ات که منجر به کاهش هزینه ها و ارتقاء کیفیت و سرعت خدمات شده باشد ( حد اکثر 250 امتیاز )
عنوان	مرجع تأیید کننده		امتیاز		عنوان				امتیاز
									ضریب 1	ضریب 2
					جمع امتیاز ات :
20-  عضویت در شورا ها و کار گروه ها ی تخصصی قانونی هر سال (4) امتیاز                                                                                                                                                              ( حد اکثر 100 امتیاز )
21- عوامل خاص ( بر حسب وظایف و مسؤلیت های مشاغل اختصاصی دستگاه ) حد اکثر 250 امتیاز
22- نام ونام خانوادگی اعضای کمیته تخصصی			پست سازمانی				تاریخ و امضاء
1-
2-
3-
23-  جمع امتیازات دریافتی :                                                                                                             به حروف :
کمتر از 600    ( فاقد رتبه )		از 600 تا 110 ( کارشناس ارشد )		از 110 تا 1600  ( کارشناس خبره				از 1600 به بالا ( کارشناس عالی )
24- نام ونام خانوادگی اعضای هیأت ممیزه :
1- دبیر هیأت ممیزه:						2- عضو هیأت علمی:
3- مدیر تخصصی :						4- کارشناس صاحب نظر :
5- معاون برنامه ریزی و توسعه مدیریت و رئیس هیأت مدیره

توضیحات مربوط به تکمیل فرم :

1- کلیه بند ها این فرم توسط کمیته تخصصی ( موضوع بند 22) تکمیل و صرفاً امتیاز بند های 15 و 16 توسط کمیته مذکور تعیین و پس از امضاء افراد موضوع بند  مذکور به منظور طرح در هیأت ممیزه مربوطه ارسال و بقیه امتیازات توسط هیأت ممیزه یاد شده تعیین می گردد.

2- نام مؤسسات آموزشی اخذ مدرک تحصیلی موضوع بند 8 به شرح ذیل می باشد .

دولتی : دانشگاه و مؤسسات دولتی پیام نور ، سایر مؤسسات آموزشی ، دانشگاه آزاد ، غیر انتفاعی  و منرکز مدیریت دولتی ، ضمن خدمت فرهنگیان،

علمی کاربردی ومدرک اخذ شده از دانشگاه های خارج کشور

4- منظور از تجربه مربوط ( موضوع بند 9 ) آن  بخش از خدمات مستخدم است که در رشته شغلی مربوط به پست مورد تصدی وی می باشد . ضمناً امتیاز مدیریتی بشرح  جدول ذیل تعلق می گیرد

سطوح مدیریتی	رؤسای ادرات  و گروه پست های ههای همتراز	معاون مدیر کل و مدیر	مدیر کل و پست های اظطراری	معاون وزیر و همطراز
امتیاز	2	3	5	7

4- کارشناسانی  می توانند از امتیاز بند 12 استفاده نمایند که در چارت سازمانی زیر مجموعه پست سازمانی آنها کارشناس ، کاردان و کمک کارشناس و..... وجود داشته باشد .

5- نحوه برخورداری از امتیاز بند 19 ، امتیاز ان بند به پیشنهاداتی تعلق می گیرد که با توجه به بخشنامه 4/710 مورخه 23/1 /82 ، به شورای نظام پذیرش پیشنهاد ها ارائه و تصویب شورا رسیده باشد تصویر تأیید یه آن جهت طرح در هیأت ممیزه ارسال شود.

6- نحوه برخورداری از امتیاز بند 21 پس تعیین عوامل و تأیید سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور سابق متعاقباض اعلام خواهد شد.

7- فرم طراحی شده در نرم افزار word  ، را پس از تکمیل و امضاء ردیف 22 که می بایستس به امضاء بالاترین مقام اداری رسیده شود بر حسب مورد به اداره کل امور اداری و یا امور اداری و ارزشیابی استانها ارسال گردد.

شیوه نامه مکاتبات اداری

 شیوه نامه مکاتبات اداری

تدوین : دایره کارگزینی مدیریت آموزش وپرورش شهرستان گیلانغرب

مقدمه

سازمانهای اداری باقتضای هدفی که دارند و وظایفی که ملزم بانجام آن هستند بذل مجاهدت و ابراز فعالیت می نمایند. حاصل کوشش و فعالیت آنها بصورت اوراق و اسنادی در می آید که مجموعه آن پرونده و سابقه موضوع مربوط را تشکیل می دهد، این مکاتبات و اسناد که بطور مستمر و متوالی بوجود می آیند چگونگی اقدامات و نحوه انجام عمل هر مورد و موضوع را شامل بوده و در اینصورت اسناد ذی قیمت و ارزنده ای هستند که با صرف وقت و پرداخت هزینه های مادی و کوشش های انسانی به دست آمده اند و ضرورت دارد که با علاقمندی و برمبنای علمی آنها را طبقه بندی و تنظیم و بالاخره حفظ و نگهداری نمود. واحدهای سازمانی هریک قسمتی از وظایف و خط مشی کلی سازمان را به عهده دارند و در رشته مربوط به خود دارای اختیارات لازم بوده و با انجام وظائف خود بصیر و مطلع می باشند، بنابراین منشاء ایجاد تولید نامه های صادره فعالیت و عملیات کارکنان سازمان است که منفرداً و مجتمعاً تبدیل باسناد و اوراق و نامه هایی می گردد و نامه های صادره را بوجود می آورد. نامه های صادره منعکس کننده فعالیتهای صورت گرفته است که اگر بدرستی تنظیم و ارسال نگردد روند اجرایی امور را دچار اخلال می کند. بدین لحاظ و بمنظور یکسان سازی چارچوب نامه های صادره از سوی دانشگاه این مجموعه گردآوری و تقدیم می گردد.
-1 تعریف نامه اداری
هر نوشته ای که حاوی یک یا چند موضوع اداری بوده و به عنوان وسیله ارتباط در داخل و خارج سازمان مورد استفاده قرار گیرد.
-2 مشخصات نامه اداری
ویژگیها و مشخصاتی که نامه های اداری را از سایر نامه ها متمایز می سازد عبارتند از : شماره – تاریخ- عنوان واحد گیرنده- عنوان واحد فرستنده- موضوع- نام و عنوان امضاء کننده نامه- امضای نامه بوسیله شخص صلاحیتدار- تهیه و نگارش نامه روی کاغذهای اداری – رعایت ضوابط نامه نگاری.
-3 یادداشت اداری
برای سرعت بخشیدن به جریان برخی از کارها از یادداشت اداری استفاده می شود. یادداشت اداری از تمامی ویژگیهای نامه اداری برخوردار نمی باشد. اما چون در برخی از موارد به عنوان سند و مدرک می تواند ملاک عمل قرار گیرد، باید به وسیله مقام صلاحیتدار امضاء شود و برای انجام یافتن امور اداری یا مالی در دفتر اندیکاتور ثبت گردد.
-4 اجزای نامه های اداری
هر نامه اداری از پنج جزء مذکور در ذیل تشکیل میشود:
الف- سرلوحه. ب – عناوین گیرنده و فرستنده و موضوع. ج- متن نامه. د- مشخصات امضاء کننده. هـ - گیرندگان رونوشت.
1-4 سرلوحه
نامه های اداری به آن قسمت از نامه اطلاق می گردد که معمولاً در بالای کاغذهای اداری چاپ شده است. در وزارتخانه ها و موسسات دولتی آرم جمهوری اسلامی ایران، نام وزارتخانه، نام موسسه یا سازمان، شماره، تاریخ، و پیوست می باشد، برخی از سازمانهای وابسته به دولت، آرم اختصاصی خود را در بالای نامه چاپ می کند.
2-4عنوان های گیرنده، فرستنده و موضوع نامه
عنوان گیرنده نامه : منظور از گیرنده یا مخاطب نامه عبارت از شخص، مقام سازمانی، سازمان یا واحد سازمانی که نامه به آن خطاب می شود.
عنوان گیرنده نامه با کلمه «به» مشخص می شود.
عنوان فرستنده نامه: منظور از فرستنده نامه عبارت از شخص یا مقام سازمانی، سازمان یا واحد سازمانی که نامه از طرف او نوشته می شود. بیان کننده عنوان فرستنده نامه کلمه «از» می باشد.
موضوع نامه : منظور از موضوع نامه عبارت کوتاه و گویایی است که مبین محتوای نامه باشد موضوع نامه با کلمه «موضوع» مشخص می گردد.

_تلخیص موضوع نامه و ذکر آن در بالای نامه صادره ضروری است و انجام این امر باید از طرف تهیه کننده پیش نویس صورت پذیرد. زیرا نامبرده بهتر از سایر مقامات اداری که در جریان مطالعه نامه قرار می گیرند صلاحیت خلاصه نمودن موضوع را دارد.
تعیین خلاصه مطالب مندرج در نامه و ذکر آن در بالای نامه موجبات سهولت و سرعت گردش و مکاتبات را فراهم
می سازد و برای متصدیان ثبت و کنترل و سایر پرسنلی که نامه را از نظر کلی ملاحظه نموده و یا مورد بررسی و اقدام قرار می دهند مفید و ضروری است.
3-4 متن نامه
متن نامه مطالب و شرحی است که در ارتباط با موضوع نامه نوشته می شود و در حقیقت هدف نامه است و چیزی است که انگیزه تهیه نامه می باشد و ممکن است کوتاه و در یک یا چند سطر باشد و یا در یک یا چند صفحه تهیه و تنظیم گردد.
4-4 مشخصات امضاء کننده
مسئولیت نهایی هر نامه با یک فرد یا مقام سازمانی است که نامه بوسیله وی امضاء می شود. در این جا منظور از مشخصات امضاء کننده، مشخصات اداری و فردی شخصی است که نامه را امضاء می کند.
4.5 گیرندگان رونوشت
منظور از گیرندگان رونوشت، واحدهای سازمانی یا اشخاصی هستند که می باید رونوشت نامه به عنوان آنان صادر گردد و غیر از گیرنده اصلی است. گیرندگان رونوشت معمولاً با عبارت «رونوشت به» مشخص می گردد.
شماره:
تاریخ:
پیوست:
وزارت:
سرلوحه جناب آقای/سرکار خانم ....................
«مشخصات فردی و اداری گیرنده»
(عناوین )
رئیس/مدیر/سرپرست/محترم .............
موضوع:
متن:
مشخصات فردی و اداری فرستنده
امضاء
رونوشت به:
گیرندگان رونوشت
نامه های اداری از دیدگاه ماهیت کار: نامه های خبری- نامه های بازدارنده- نامه های دستور و درخواستی – نامه های هماهنگی.
-5 نامه های خبری
به وسیله این گونه نامه ها، نتیجه کار به سازمان یا شخص ذیربط اطلاع داده می شود. یا ممکن است آغاز یا پایان یک کار را به اطلاع گیرنده نامه و یا ارباب رجوع برساند.
-6 نامه های بازدارنده
به نامه هایی اطلاق میشود که از انجام یا متن کار و یا بروز حادثه ای جلوگیری بعمل آورد. اینگونه نامه ها اقداماتی را که توسط سازمان یا افراد شروع شده و یا در حال شکل گرفتن است، بطور موقت و یا دائم متوقف می کند.
نامه های دستوری یا درخواستی:
این نامه ها که بیش تر نامه های اداری را تشکیل می دهند دستور یا درخواست انجام گرفتن کاری است که ممکن است از سازمان یا فردی خواسته شود یا نتیجه کار از آنها سئوال گردد.
-7 نامه های هماهنگی
این گونه نامه ها برای هم آهنگی بین واحدهای مختلف سازمان تهیه میشود و یا ممکن است در موردی بین دو یا چند موسسه یا وزارتخانه ایجاد هم آهنگی کند مانند بخشنامه ها .
8 -مراحل تهیه نامه های اداری
مراحلی که برای تهیه و تنظیم یک نامه اداری معمولا لازم است از این قرار است:
1-8مرحله اول - بررسی قبل از نگارش
پیش از آنکه نامه ای نوشته شود و یا دستور نوشتن آن صادر گردد، لازم است با طرح چند سوال ضرورت نوشتن نامه محرز شود. بررسی قبل از نوشتن باعث خواهد شد که از مکاتبات اضافی و بیهوده جلوگیری شود و نامه بدون دلیل تهیه نگردد، بدین ترتیب در هزینه ها و وقت صرفه جویی بعمل خواهد آمد.
2-8 مرحله دوم- تهیه پیش نویس
تهیه پیش نویس پایه و اساس نامه و در حقیقت طی کامل مراحل نگارش آن از ابتدا تا پایان کار می باشد. تهیه پیش نویس نیاز به فراهم آوردن مقدماتی دارد که برای سهولت مطالعه، آنرا در دو قسمت آماده سازی مقدمات و تدوین مورد بررسی قرار میدهیم.
1-2-8 آماده سازی مقدمات
مقدماتی که برای تهیه نامه اداری و یا اصولاً هر نوع نوشته علمی دیگر باید فراهم شوند عبارتند از تعیین و تحصیل منابع مورد نیاز و سپس تعیین چارچوب و تنظیم فهرست مطالبی که باید در نامه قید شود.
-1 تعیین و تحصیل منابع مورد نیاز
برای تهیه یک نامه خوب و موثر که مطالب و محتوای آن، مستند و مستدل ومتکی بر قواعد باشد گرچه نویسنده نامه بیش از هر چیز در هنگام نوشتن از حافظه و اطلاعات خود یاری می جوید، ولی در اغلب موارد از مراجعه به منابع مختلف به ویژه پرونده جهت مطالعه بیشتر بی نیاز نمی باشد.
-2 تعیین چارچوب کار و تنظیم فهرست مطالب
این مرحله به تهیه و تنظیم فهرست مطالب اختصاص دارد که در حقیقت طرح و چارچوب ذهنی کار در این مرحله آماد ه می شود. در این مرحله نویسنده باید هنگام نوشتن نامه، مطالب و مسائل را که پیرامون نامه به ذهن او می رسد یادداشت کند. مطالب یادداشت شده را دوباره مورد تجزیه و تحلیل قرار دهد و براساس اهمیت تنظیم کند. ممکن است مطالبی از آن حذف و یا مواردی به آن اضافه شود. فهرست نهایی تقریباً چارچوب اصلی ما در ساختمان نامه است.
2-2-8 تدوین نامه
که شامل نحوه تنظیم عناوین و نیز تنظیم متن نامه است
1 -نحوه تنظیم عناوین نامه- تنظیم عناین نامه در مکاتبات اداری بستگی به مخاطب، فرستنده و موضوع نامه دارد. انتخاب عنوان صحیح، آغازگری منطقی و اثری مطلوب درگیرنده نامه خواهد داشت. عنوان مناسب مخاطب را وادار می کند نامه را به دقت مورد مطالعه قرار داده و جوابی منطقی و مناسب به آن بدهد.
2- تنظیم متن نامه – بطور کلی متن هر نامه ای از سه بخش تشکیل می شود . مقدمه – اصل موضوع و نتیجه گیری و اختتام مطلب.
3-8مقدمه
نامه های اداری معمولاً مقدمه ای دارند، این مقدمه ممکن است کوتاه و در چند کلمه خلاصه شود یا چندین سطر را به خود اختصاص دهد. هر مقدمه ای با توجه به موضوع آن صورت مختلفی خواهد داشت. چنانچه نامه تهیه شده در پاسخ یا پیرو نامه ای باشد، در این حالت ذکر شماره و تاریخ و عنوان مختصر موضوع نامه قبلی مقدمه نامه جدید محسوب میشود، ولی اگر نامه بدون سابقه و جدید باشد لازمست که برای روشن شدن ذهن مخاطب و هم چنین برای آماده کردن مسیر فکر او برای پذیرش و دریافت پیام توضیح قبل از پرداختن به اصل موضوع داده شود که همین یک یا دو سطر بعنوان مقدمه تلقی میگردد.
اصل موضوع- از آنجا که نامه یکی از مهم ترین وسایل ایجاد ارتباط در سازمانها و ادارات شناخته شده است. شایسته است که به بهترین وجهی به رشته تحریر درآید. در این مورد ساده نویسی توصیه میشود. زیرا ساده و بی تکلف نوشتن تفهیم و امکان پذیر ساخته و نیاز به توضیح اضافه را کم میکند. نامه های اداری باید آن چنان تهیه شوند که براحتی منظور و هدف پیام دهنده را بازگو کند و خواننده پس از مطالعه، آن چه را که مراد نویسنده بوده است بطور کامل دریابد.
اختتام و نتیجه گیری- نامه های اداری ممکن است به گونه های مختلف پایان پذیرند. ولی آنچه در پایان نامه بیشتر به چشم می خورد، نشان دهنده اهمیت آن و ترغیب اقدام کننده در سرعت بخشیدن به انجام گرفتن درخواست و ارسال پاسخ است. از طرفی بهتر است در نامه های جوابیه، نتیجه مثبت و یا منفی کاملاً مشخص شود.
4-8 مرحله سوم- بررسی پیش نویس
پس از آنکه پیش نویس تهیه گردید، لازمست قبل از ماشین شدن مورد بررسی قرار گیرد. این بررسی برای حصول اطمینان از کفایت و کارآیی و تاثیر مطالب طرح شده است. در مورد پاسخ نامه ها می توان نامه واصله را با پیش نویس نامه جوابیه تهیه شده مقایسه کرد تا اطمینان حاصل شود که پیش نویس تهیه شده کامل و بدون نقض بوده و به تمام سئوالات یا درخواستهای فرستنده نامه پاسخ گفته شده است. در سایر موارد برای بازبینی پیش نویس می توان از فهرست بررسی (چک لیست) استفاده کرد و براساس آن نسبت به بررسی مجدد پیش نویس اقدام نمود. در فهرست بررسی پیش نویس، سئوالاتی مطرح می گردد که بررسی پاسخ آنها نمایشگر کفایت یا کافی نبودن پیش نویس است.
سایر اقدامات – پس از آنکه پیش نویس تهیه شده از هر جهت مورد تایید تهیه کننده آن قرار گرفت ذیل آنرا امضاء و برای مقامی که باید امضاء نهایی نماید می فرستد. مقام مزبور پس از مطالعه، چک و اصلاح لازم را بعمل میآورد و عنداللزوم با افزودن و یا کم کردن مطالبی به آن، پیش نویس را بطور مقدماتی امضاء می کند و برای ماشین نمودن به واحد مربوطه می فرستد.
- رعایت شان سلسله مراتب مقامات اداری در مکاتبات معمولاً مخاطب و دریافت کننده نامه نسبت به نویسنده و فرستنده با توجه به سلسله مراتب اداری یکی از حالات زیر را دارد:
الف- مقام مافوق و ارشد است.
ب- همردیف میباشد.
ج- مادون و زیر دست فرستنده نامه است.
در هریک از حالات فوق نزاکت و ادب اداری متناسب به مقام گیرنده نامه باید در نظر گرفته شود بدین کیفیت که خارج از اصل مطلب و موضوع مورد مکاتبه که باید با کمال سادگی و وضوح نگاشته شود توجه باین نکات هم ضروری است.
الف- ممکن است نامه ابتداء بساکن یعنی اولین نامه ای باشد که در موضوع مورد مکاتبه نوشته می شود بنابراین بعد از ذکر عنوان گیرنده و درج موضوع کلی بلافاصله باصل مطلب پرداخته میشود و ضمن نامه اصطلاحات اداری بشرح زیر عنوان میگردد:
بمقام مافوق:
 خاطر عالی مستحضر است که... » «باستحضار میرساند....

توجه آن مقام را باین موضوع معطوف می دارد که ...
و جملات و عبارات مشابه. بمقام همردیف:
باطلاع میرساند...
اشعار می دارد...» «بطوری که اطلاع دارید..» و جملات مشابه.

بمقام مادون و زیردست:
تذکر می دهد
لازم است یادآوری نماید که
محتاج تذکر است» و جملات مشابه .
هرگاه ضمن نامه تقاضای انجام کاری شده باشد بهتر است از این کلمات و اصطلاحات اداری استفاده شود:
مقامات مافوق: «متمنی است دستور فرمائید» یا «تمنا دارد مقرر فرمائید»مقامات همردیف: «خواهشمند است دستور فرمائید» یا «تقاضا دارد که دستور فرمائید».مقامات مادون: «مقتضی است..» یا «لازم است دستور دهید...» و موارد مشابه.
- ایجاد ارتباط در مکاتبات
نامه ای که از سازمان صادر می گردد ممکن است که در سازمان گیرنده سابقه داشته باشد و یا در پاسخ نامه طرف مکاتبه فرستاده شود در اینصورت از نظر امکان کنترل گردش نامه و بدست آوردن سوابق آن ضرورت دارد بشماره های مکاتبات و نامه های طرف گیرنده اشاره شود در این صورت:
الف- اگر نامه در پاسخ نامه طرف مکاتبه صادر گردد بعد از ذکر عنوان شماره و تاریخ نامه گیرنده باین شرح قید
می گردد:
در پاسخ نامه شماره ......... مورخ
عطف به نامه شماره ..........مورخ
ب- هرگاه نامه در دنباله مکاتبات گذشته فرستنده نامه باشد و بعد از آخرین مکاتبه نامه ای از گیرنده دریافت نشده است بعد از عنوان باین شرح انشاء می گردد:
در تعقیب نامه شماره ....... مورخ ..........
پیرو نامه شماره ...... مورخ............
ذکر شماره نامه بمتصدیان کنترل گردش نامه و بایگانیها امکان می دهد که بسرعت و به سهولت به پرونده و سوابق مربوطه دسترسی پیدا کنند.